Entrepreneur : 5 clés pour s’organiser

Pour diriger une entreprise il est essentiel d’avoir une excellente organisation. C’est cette dernière qui permet de mener à bien tous les projets et de faire fructifier son activité. Pour vous aider à mettre en place une organisation de qualité, BURO Club vous livre ses 5 meilleures actions.

1.      Faire une to-do list

Avant toute chose, il est essentiel de définir clairement ce qu’il faut faire. Faites donc une to-do list de toutes les tâches, importantes ou non, à réaliser et classez-les ensuite selon si elles sont urgentes ou non. Avec ce partage de vos tâches, vous saurez immédiatement lesquelles faire en priorité. Si vous avez une équipe, vous pouvez également déléguer les tâches non urgentes et non importantes. De cette manière vous aurez plus de temps pour vous consacrer à des tâches à forte valeur ajoutée.

Votre to-do list peut être faite à la main ou sur un outil électronique comme Trello. Sur papier, votre liste aura pour avantage de vous permettre de barrer ou surligner toute tâche terminée, action qui est très satisfaisante ; sur un outil électronique, votre liste sera beaucoup plus facile à mettre à jour et pourra contenir plus d’informations. A vous de choisir selon le critère plus important à vos yeux.

2.      Prioriser les actions

Une fois que vous savez ce que vous devez faire, il faut passer à l’action. Cependant, certaines tâches sont plus faciles et plus agréables que d’autres. Il est alors tentant de commencer par toutes les tâches simples et de garder les tâches plus complexes pour plus tard. Pire, lorsqu’on ne sait pas comment réaliser une tâche, il n’est pas rare de repousser le moment de s’y mettre jusqu’à être en retard. Une bonne organisation doit impérativement vous empêcher d’agir de la sorte.

Prévoyez de faire dès le matin une des tâches que vous n’aimez pas. Notez-le la veille dans votre calendrier et faites-le sans réfléchir. De cette manière, dès que cette tâche sera terminée vous saurez que vous avez déjà fait la pire tâche de la journée et vous travaillerez plus facilement par la suite.

3.      Délimiter un temps correct par tâche

La loi de Parkinson dit que toute tâche augmentera jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté. Si vous prévoyez une journée entière pour faire une tâche, cette tâche vous prendra alors une journée entière. En revanche, si vous lui accordez seulement trois heures vous pourrez faire cette tâche en trois heures.

Ne prévoyez donc pas trop de temps par tâche de travail au risque de perdre du temps à chaque fois. Vous pouvez par exemple choisir de programmer des sessions d’une à deux heures de travail et de rajouter des sessions si le travail n’est pas terminé. De cette manière vous prévoyez à chaque fois de finir la tâche le plus rapidement possible. Faites tout de même des pauses entre chaque tâche afin de ne pas vous sentir surmené.

Vous pouvez également adopter la technique Pomodoro : travailler soigneusement pendant 25 minutes, puis faites une pause de 5 minutes, et recommencez ainsi de suite. Tous les 5 cycles, faites une pause de 20 minutes. Cette technique est très efficace car le temps de concentration de notre cerveau est de seulement 25 minutes. Cette technique s’adapte donc parfaitement au rythme de travail que peut supporter le cerveau.

4.      Se concentrer

Lorsque les journées sont chargées il est tentant de travailler sur plusieurs fronts. Cependant votre cerveau est fait pour se concentrer sur une seule tâche à la fois. Concentrez-vous donc sur ce que vous faites. Selon l’importance de votre tâche, vous pouvez également mettre le mode « Ne pas déranger » sur votre téléphone et votre ordinateur afin d’être certain de ne pas être perturbé par un mail ou un appel.

Assurez-vous également que votre espace de travail est bien organisé, que ce soit votre bureau, l’écran de votre ordinateur ou votre boîte mail. Un espace ordonné enlève l’impression d’être débordé et permet d’y voir plus clair dans le travail à effectuer.

5.      Choisir des tâches utiles

La loi de Pareto dit que 80 % des résultats sont obtenus par 20 % du travail. Vous n’en avez peut-être pas conscience, mais plusieurs de vos tâches quotidiennes ne sont pas réellement utiles. Du moins, elles ne produisent pas de véritables résultats. Identifiez ces tâches et selon le besoin ne les faites plus ou déléguez-les à une autre personne.

Certaines tâches sans résultats sont parfois essentielles. Dans ce cas, assurez-vous que vous n’y passer pas trop de temps et que ces dernières ne vous prennent pas toute votre énergie.

En mettant en place ces cinq actions, vous allez voir votre efficacité augmenter et vous aurez toutes les chances de faire fructifier votre business. Pour vous accompagner plus loin dans votre développement de votre activité, BURO Club vous propose des offres de domiciliation d’entreprise dans plus de 130 centres d’affaires en France.