Quels sont les documents nécessaires pour une domiciliation d’entreprise

L’adresse du siège social d’une entreprise est un élément essentiel : elle permet d’affirmer le sérieux et le professionnalisme de l’entreprise. Les entreprises qui disposent d’un local ont pour obligation de prendre pour siège social l’adresse de ce dernier ; pour les autres, il existe plusieurs solutions. Soit domicilier son entreprise chez soi, soit la domicilier chez un domiciliataire professionnel agréé par la préfecture.

Les autoentrepreneurs sont souvent tentés de choisir leur adresse de domicile comme siège social, mais ce n’est pas toujours possible (dans le cas où le logement est en copropriété tous les copropriétaires doivent donner leur accord), ni très pratique. En effet un siège social avec une adresse d’habitation peut vite faire baisser la légitimité de l’entreprise. Cette disposition permet en outre de dresser une barrière entre vie privée et professionnelle.

Les domiciliataires d’entreprises peuvent être des centres de domiciliation ou des centres d’affaires. En domiciliant son entreprise chez l’un d’eux, le domicilié peut utiliser l’adresse du centre sur tous ses documents juridiques et commerciaux, et son siège social est à une adresse professionnelle qui met en confiance ses clients et prospects.

Pour vous accompagner, BURO Club vous donne la liste des documents à préparer pour votre domiciliation d’entreprise.

Au moment de la création de l’entreprise

Au moment de la création de l’entreprise plusieurs documents sont à fournir à l’entreprise domiciliataire.

1. Les statuts

Les statuts devant définir l’adresse du siège social, il n’est généralement pas possible de les signer avant d’avoir domicilié son entreprise. Dans ce cas-là, les projets peuvent être donnés pour établir le contrat. Il faudra ensuite envoyer les statuts définitifs à l’entreprise.

Les statuts de l’entreprise doivent également définir sa dénomination sociale, sa forme juridique, les apports de chaque associé ou actionnaire, le montant du capital social, la synthèse des activités principales de la société, et sa durée de vie.

Des modèles de statuts sont disponibles sur le site du gouvernement pour faciliter la rédaction de ces derniers.

Dans le cas où il s’agit d’une entreprise individuelle ou d’une micro-entreprise, il n’est pas obligatoire de rédiger des statuts, et ce document n’est donc plus nécessaire.

2. Une photocopie de la pièce d’identité du dirigeant

Une pièce d’identité en cours de validité du dirigeant de l’entreprise domiciliée est obligatoire. Elle doit être fournie à l’entreprise domiciliataire avant la signature du contrat. Dans le cas où le contrat est signé à distance une deuxième pièce d’identité sera exigée. A noter que les pièces d’identité valables sont la carte nationale d’identité, le passeport, et le titre de séjour. Ces documents doivent être en cours de validité.

3. Une photocopie d’un justificatif de domicile du dirigeant

Le justificatif de domicile du gérant doit dater de moins de trois mois et être soit une facture de gaz ou d’électricité, soit une taxe foncière, soit une quittance de loyer. Les autres documents sont susceptibles d’être refusés.

4. Une photocopie d’un justificatif de téléphone du dirigeant

Le justificatif de téléphone peut être soit une facture de téléphone fixe, soit une facture de téléphone mobile. Il doit également dater de moins de trois mois, et l’abonnement doit être toujours actif.

5. Un extrait K-bis

Si la société est déjà créée, il est très facile de demander un extrait K-bis en ligne. Ce document permet de justifier qu’une entreprise est inscrite au registre du commerce et des sociétés.

Cependant, au moment de domicilier une entreprise, dans le cadre d’une création de société, l’entreprise n’est pas encore immatriculée. Ce document sera à fournir au domiciliataire dans le mois qui suit les démarches. 

6. Un RIB de la société

Le RIB d’une société domiciliée est également un document faisant partie du dossier détenu par le domiciliataire. Il doit être communiqué par le domicilié dès qu’il est en sa possession.

7. L’attestation sur l’honneur concernant l’archivage des livres sociaux et fiscaux complétée et signée

Conformément au Code de Commerce, chaque entreprise s’engage à conserver les documents relatifs à son activité pour une durée minimale. Selon le type de document, la durée minimale peut être plus ou moins longue. Pour être domicilié par un domiciliataire, toute entreprise doit établir une attestation sur l’honneur que ces engagements seront respectés. Ce document atteste du lieu de conservation et de consultation des documents comptables, fiscaux et sociaux.

Les documents fiscaux doivent être conservés pour une durée minimale de six ans, et les documents relatifs aux comptes annuels pendant au moins dix ans.

8. La déclaration des bénéficiaires effectifs

Un bénéficiaire effectif est une personne qui détient plus de 25 % des droits de vote ou du capital de la société, ou qui dispose d’un pouvoir de contrôle sur celle-ci par tout autre moyen. Dans le cas où personne ne remplit ces critères, le représentant légal de la société devient le bénéficiaire effectif.

Il est obligatoire de déclarer au moment de la création de la société : leur nom, date de naissance et nationalité, adresse personnelle, nature du contrôle exercé sur la société et la date à laquelle ils sont devenus bénéficiaires de cette dernière.

Cette déclaration est à faire en ligne et coûte une vingtaine d’euros.

Documents à mettre à jour tous les ans

À la date anniversaire du contrat, chaque année, plusieurs documents doivent être mis à jour et transmis à l’entreprise domiciliataire. Cela permet au domiciliataire de s’assurer que l’entreprise domiciliée est en règle. Il faut mettre à jour tous les ans :

• L’attestation sur l’honneur concernant le lieu de conservation et de consultation des livres sociaux et fiscaux
• L’extrait K-bis
• Le justificatif de domicile
• Tout autre document sur lequel un changement aurait pu survenir

Maintenant, vous avez toutes les informations pour domicilier votre entreprise, vous n’avez plus qu’à trouver l’adresse idéale pour vous. Pour vous accompagner, BURO Club vous propose plus de 100 adresses professionnelles en France chez des domiciliataires agréés par les préfectures. Venez vite les découvrir en cliquant ici !